La mode est aux événements connectés. Dans les années 2000, toute entreprise se devait d’avoir un site internet, aujourd’hui, on se dit qu’un événement doit avoir sa page Facebook ou son compte Twitter. D’autant que c’est gratuit….. Attention! c’est un peu plus compliqué que ça !
Etre sur les réseaux sociaux juste pour y être est n'est pas utile. Il s’agit d’outils de communication comme les autres, qui doivent répondre à des objectifs, être intégrés dans une stratégie et dont les effets doivent être mesurés. Et qui bien sûr, sont loin d’être gratuits si l’on considère les ressources temps / hommes qui seront déployées pour en faire quelque-chose de réellement efficace et professionnel.
Certes, la force des réseaux sociaux est un atout considérable pour promouvoir et faire vivre un événement, qu’il serait dommage de ne pas mettre à profit. Mais encore faut-il choisir les bons réseaux, et allouer les ressources nécessaires pour les faire vivre.
Avant l’événement – promouvoir et engager
Dans les mois qui précèdent votre événement, vous devez faire connaître sa tenue à un public ciblé, en allant les chercher sur leurs réseaux et proposer des contenus attractifs. L’objectif est de créer une communauté, de promouvoir des informations de fond sur votre événement (présentation des intervenants, présentation du lieu, videos d’éditions précédentes), de faciliter l’inscription (lien vers site d’inscription, codes promotionnels) et surtout d’engager la conversation autour de votre événement en faisant réagir à des sujets, en posant des questions, en demandant un feedback sur les tables rondes...
Quels réseaux utiliser ? Une page Facebook dédiée, liée à un compte twitter, avec un hashtag court et facilement reconnaissable. Si vous avez beaucoup de vidéos à poster, pourquoi pas une page Youtube. Postez également sur les groupes professionnels pertinents sur LinkedIn ou Viadeo.
Pendant l’événement – engager, informer et buzzer
Le jour de l’événement, c’est le grand rush. Les réseaux sociaux peuvent vous permettre de facilement informer vos participants de l’actualité (annonce du début d’un atelier, annonce d’un changement de salle), d’offrir un service client réactif, mais aussi et surtout de proposer des interactions lors des conférences (poser des questions en live, proposer des votes avec résultats instantanés).
Grâce aux réseaux sociaux ce sont aussi les rencontres et interactions entre les participants qui sont améliorées.
Quels réseaux utiliser ? Votre page Facebook dédiée, couplée à votre compte Twitter. Pour communiquer en live, Instagram ou Pinterest pour les photos, et pourquoi pas un TumblR pour le contenu. Il existe également des applications mobiles dédiées aux événements, souvent couplées aux réseaux sociaux des participants, qui permettent une gestion depuis une interface unique.
Invitez des journalistes ou bloggeurs actifs sur les réseaux sociaux. Ils boosteront votre visibilité en démultipliant l’utilisation de votre #hashtag.
Mettez en place une personne (ou une équipe) dédiée le jour J pour faire vivre vos réseaux afin de poster les actus, répondre aux urgences…
Après l’événement – obtenir des retours, partager et engager
Une fois le rideau de votre événement tombé, les réseaux sociaux restent actifs, et ce serait dommage de ne pas en profiter. Demandez à vos participants un retour constructif sur cette journée, à travers des sondages ou questionnaires de satisfaction. Mettez à leur disposition les présentations des intervenants, qu’ils pourront à leur tour partager. Postez des vidéos de temps forts ou des galeries photos où ils se reconnaitront. Ne pas laisser retomber le soufflet, garder la communauté active le plus longtemps possible, d’autant plus si votre événement doit se renouveler. Ce sera autant de travail qui ne sera pas à refaire pour la prochaine fois.
Quels réseaux utiliser ? Votre page Facebook dédiée, couplée à votre compte Twitter. Pour les vidéos, complétez votre page Youtube.
N'oubliez pas le #hastag de votre événement à chacune de vos publications, sur tous les réseaux. C’est un outil idéal pour agréger votre contenu autour d’un mot clé, facilement identifiable.
Vous le voyez, il y a beaucoup de possibilités. Si c’est votre premier essai, rien ne sert de s’éparpiller, d’autant plus si vos équipes sont limitées. Concentrez vous sur le réseau social sur lequel votre cible est la plus présente et définissez en amont votre stratégie (attentes, objectifs, ligne éditoriale, équipes, réaction en cas de crise, mesures des résultats). Attention, une présence bâclée est encore pire que de ne pas être présent!
Alors n’hésitez pas à vous faire aider par des agences digitales spécialisées comme Com'un CARRE !