Organiser une conférence

July 19, 2015

Dans la vie d’une association, il peut y avoir des actions qui allient information, échange et débat : la conférence est une très bonne action pour fédérer, intéresser et impliquer vos adhérents.

 

 

Pourquoi organiser une conférence ?

L’objectif d’une conférence ou d’un débat est de permettre à l’association de créer un moment de dialogue, d’information et de débat autour d’un thème défini qui peut concerner votre filière d’étude, l’université, une réforme ou une question d’actualité qui traite plus généralement du quotidien des étudiants. Une conférence est un bon moyen pour l’association de se faire connaître, de réaliser une opération de communication et d’améliorer son image auprès de l’ensemble de la communauté universitaire. Enfin, cette action peut vous donner l’occasion de faire intervenir vos professeurs, votre doyen ou le président de l’université, et ainsi développer les relations entre étudiants et enseignants, et avec l’université.
 


Comment organiser une conférence

Trouver le thème de votre conférence
Le sujet de votre conférence est primordial si vous voulez avoir une fréquentation importante. Sujet d’actualité, polémique ou informatif, et le sujet qui touche les études ou le quotidien des étudiants, vous devez faire un choix stratégique. Un petit sondage auprès du public cible peut vous permettre de pour savoir si le thème les intéresse. Vous devez établir une trame de la conférence et dégager les problématiques : il faut deux ou trois parties qui abordent un problème à chaque fois. Ce conducteur sera essentiel pour votre animateur et pour les invités qui développeront leurs interventions sur vos problématiques.

Gérer la logistique
Pour une conférence vraiment réussie, compter un mois de préparation. L’organisation est assez simple. Parmi les points importants, il faut :
• obtenir l’autorisation d’utiliser une salle ou un amphithéâtre auprès des services administratif de la ville
• choisir un jour et un horaire adapté pour avoir un maximum de personnes
• renseignez-vous aussi sur l’horaire de fermeture des locaux pour le cas où les débats se prolongent tard…
• trouver un conférencier qui va animer les débats et inviter des personnes spécialistes pour échanger
• préparer le lieu : table basse et fauteuils si possible, petits cartons imprimés avec le nom des invités, micros et lumières, vidéoprojecteur pour l’animation, verres et bouteilles d’eau, des hôtes ou hôtesses d’accueil pour gérer l’organisation, une plaquette de présentation de l’association…
• prévoir un petit cocktail de remerciement.

Choisir la date et le lieu de votre conférence
La date est un choix stratégique mais elle dépend de nombreux facteurs :
• des disponibilités de votre conférencier et de vos invités ;
• des créneaux horaires disponibles de l’amphithéâtre ou de la salle ;
• de la fréquentation quotidienne du site si cela s’inscrit dans une manifestation globale
À vous de trouver le meilleur compromis, en fonction de vos objectifs et de votre cible.

Pour la date, les mardis et Jeudis semblent dans tous les cas plus propice à ce type d'évènement.

Pour le lieux, évitez les sites difficiles d’accès afin d'éviter de mettre un flèchage spécifique.


Organiser l’information de votre événement
L’important c’est de bien mettre en avant le thème de la conférence, le jour, le lieu, l’horaire et les invités présents. Ensuite vous pouvez créer un flyer à vos couleurs et diffuser l’information sur votre site, blog et les réseaux sociaux. Pensez aussi aux institutions qui selon la thématique seront susceptibles de relayer votre évènement.

Et puis il y a l'inévitable bouche à oreille!

 

 

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